בבית את שוטפת ומקרצפת, ובעסק- השוטף שוטף.
אני בטוחה שאת מכירה את הקלישאה ה'מנחמת': "בסוף כולנו נשב יחד בליל הסדר", וכאן הבן שואל: איך בדיוק נשב? עם הלשון בחוץ, עם הנשמה ביד, גם וגם? אני רוצה שהשנה תוכלי לומר מה נשתנה בפה מלא. השנה פסח שלך יראה בע"ה אחרת.
אז איך מסנכרנים בין כל חלקי הפאזל ובין כל הדברים שיש לך כרגע על הפרק?
שימי לב שעצם השאלה, גורמת לך לחפש תשובה, מניעה אותך לפעולה ומוציאה אותך ממצב חוסר האונים ומתחושת השיטפון וההצפה שהייתה לך קודם. ומכאן קדימה, לכלים הפרקטיים:
השלב הראשון בסנכרון – תכנני בצורה שנוחה לך .
אני יודעת שהעולם מתחלק לשניים, לאלו שמאד אוהבות לתכנן, ולאלו שמאד לא אוהבות לתכנן.
כבעלת עסק שחובשת כ"כ הרבה כובעים וחולשת על היקף עצום של משימות ויעדים. את בוודאי מבינה שאין מנוס מתכנון. אני מקווה שאת גם תלמדי לאהוב אותו בסוף. או שאת כבר אוהבת.
מה שכן, אין שום מצווה לסבול. חשוב שהתכנון יהיה בכלים כייפים, כאלו שנעים לך לעבוד איתם. נוח לך לתכנן באמצעות מדבקות? מרקרים? ציורים ואיורים? לכי על זה.
אוהבת לרשום ידנית? מעדיפה תוכנה מסודרת לניהול משימות? או אולי קובץ וורד? זה ממש לא משנה. העיקר שתפרגני רגע לעצמך, תשבי מפוקסת ותעלי הכל על הכתב כי הנייר סופג הכל והוא מפנה לך שטח אחסון נכבד במוח לדברים שדורשים ריכוז וחשיבה מאומצת יותר .
שלב שני – חשבי מהם התחומים המרכזיים בהם מתמקדת העשייה שלך:
תחשבי רגע בגדול, בלי להיכנס לפרטים, מה את בעיקר עושה בתקופה הזו. מניחה שהעשייה שלך מתרכזת כעת בארבעת התחומים האלו:
עסק.
בית שוטף.
התארגנות לפסח.
צרכים ומחויבויות אישיות.
שני או הוסיפי כמובן, בהתאם למה שרלוונטי עבורך.
שלב שלישי- פרקי לקטגוריות משנה:
אלו כותרות קופצות לך כשאת חושבת על התחומים המרכזיים בעשייה היומיומית שלך? דוגמאות? בבקשה:
בעסק יש לך שיווק, מכירות, תפעול וכדו'
בפרויקט פסח יש לך: ניקיונות, קניות וכדו'
בבית שוטף: יש לך בישולים, כביסות, טיפול בילדים.
ובצרכים ומחויבויות אחרות: יש לך שמחות (כי ב"ה השמש ממשיכה לזרוח גם עכשיו עם חתונות, בריתות ובר מצוות :)), תורים, פעילות גופנית וכדו'.
שלב רביעי- פרקי כל אחת מהקטגוריות למשימות ברחל בתך הקטנה:
טוב, אני לא מתכוונת שתפרקי משימות רוטיניות שרצות לך באוטומט, כמו כביסה כהה או בהירה, בזמן הזה רוצי להפעיל עוד מכונה, אני כן רוצה, שתשימי לב לכל המשימות שחשוב לך לא לפספס.
לדוג': אם את מוכרת מוצרים ועכשיו זו העונה הבוערת שלך ויש לך לקוחות חדשים. חשוב שתדריכי את המוכרות לקחת את פרטי ההתקשרות שלהם ,כדי ליצור דאטה איכותית שתשמש אותך בהמשך לתקשורת מקדמת ומוכרת מולם: עדכון על מבצעים וכדו'. רשמי לך משימה לכתוב נוהל כזה (איפה ואיך מעדכנים, תסריט שיחה ללקיחת פרטים ועוד), להכין את התשתית הנדרשת ולעדכן בכך את המוכרות הרלוונטיות.
שלב חמישי- סנכרני בין הזמן למשימות:
יש לך רשימה מפורטת של כל המשימות שיש לך עכשיו על הפרק, בכל הכובעים שאת חובשת.
והשלב הבא הוא לסנכרן בין כל המשימות האלו לבין הזמן שיש לך בפועל. מה שנקרא לבדוק שהחלומות הגדולים נפגשים בקרקע מציאותית. הרי, אין לך יותר מ24 שעות ביממה, וגם מתוכן יש זמן שינה, ואני רוצה שתקדישי זמן לשינה איכותית ולא לשינה של קריסת מערכות .
מזמינה אותך להשתמש בשני הכלים שהשתמשת בהם עד כה: הכלי של ראיית המאקרו והכלי של ראיית המיקרו, גם בסנכרון עם הזמן.
בראיית מקרו תשתמשי בלוח גנט. ובפשטות, הרעיון הוא ללכת מהסוף להתחלה.
תציירי לך את התמונה הסופית, מהו היעד שלך, איך את רוצה לראות את עצמך בליל הסדר, בעסק וכן הלאה ומכאן תגזרי אחורה את אבני הדרך- התאריכים שלך לסיום המשימות המרכזיות שמובילות לשם.
לדוג': אם מיד לאחר פסח את מתכננת פעילות משמעותית בעסק ורוצה לצאת עם פרסום, תגזרי את הפעולות שאת צריכה לעשות כדי שהפרסום יהיה מוכן פיקס: תוכן, עיצוב, סגירת מדיה, כתיבת תסריט שיחת המכירה ועוד. ותרשמי לך את אבני הדרך האלו ביומן.
ומלוח הגאנט נרד לרמה של לוח תכנון שבועי ויומי שיעזור לך ליצוק את המשימות לתוך סדר היום שלך. כך יהיה לך קל להבין כמה זמן באמת יש לך בכל שבוע ולסגור אותו בבלוקים כאלו שיאפשרו לך להתמקד בפעילות ללא הסחות דעת.
כך תתחמי יחד את הפעילות שקשורה לעסק, ותעשי הפרדה בינה לבין שאר הפעולות בתחומים האחרים. וגם בתוך אותו התחום תחלקי לבלוקים משניים ע"י קיבוץ של משימות דומות, . כמו: שיחות יוצאות, כתיבת תוכן שיווקי, ניהול כספים וכדו.' כדי שלא תצטרכי ל'צאת' ולהיכנס' בלי הרף ממשימה למשימה, או לעבוד עם מיליון טאבים פתוחים במחשב, מה שמסיח את הדעת וגורם לזמן שתכננת להקדיש לביצוע המשימה להיות לא אפקטיבי.
חשוב שתכניסי משימה קבועה ליומן השבועי שלך להקדיש כרבע שעה בכל תחילת השבוע לתכנון השבועי, הרי הלו"זשלך משתנה ודינאמי, בהתאם לנסיבות ולאירועים השונים וכך לא תהיי מופתעת באמצע הסתערות על ניקוי החלונות שעוד 5 דקות יש לך פגישה עם לקוחה…
שלב שישי-תתעדפי משימות:
בפועל, כשמגיע הרגע לשמו התכנסת והגיעה שעתם היפה של כל המשימות מהדף, קחי נשימה ארוכה, התפללי לס"ד, והתחילי מהמשימות הדחופות ביותר.
מה שצריך להנחות אותך זה להיות מובילה ולא להיות מובלת. הזמן הוא שלך. חשבי בכל רגע נתון כשאת מתמקדת בתחום החשוב לך מה הכי נכון ומקדם עבורך, ולא מה מקדם אחרים. חשבי מה חשוב לך לעשות, עם איזה השג את רוצה לצאת היום. ומהי המשימה שתוביל אותך לרמה הבאה שלך בעסק, לפסח הרגוע שאת רוצה להגיע אליו.
שימי לב, כתבה זו היא תמצות של ההדרכה 'ממצה'.
מזמינה אותך לצפות בהדרכה המלאה והמורחבת, להנות מהאפיקומן שהכנתי לך שם ולקבל כלים עסקיים נוספים.
את נכנסת מכאן
מאחלת לך שתמצי את ה תקופה הנפלאה הזו,
תראי ברכה בזמן ושיהיה לך פסח כשר שמח ורגוע
איתך, למקסום פוטנציאל הצמיחה שלך,
פנינה וימר
יועצת עסקית-מומחית באיתור ומקסום מוקדי רווח בעסקים.
מייל ליצירת קשר: [email protected]
להצטרפות לקבוצת הווטסאפ של "קול כבודה"
להצטרפות לניוזלטר של "קול כבודה"
