בעלת עסק? בואי נדבר על זמן קונפליקטים ופתרונות

זמן- קונפליקטים ופתרונות

לפתע הבינה שולמית את ההרגשה שהזדחלה לה כבר תקופה ארוכה.

 "אני אוהבת את הזמנים הריקים בעסק????"

"אני אוהבת את הזמנים הריקים בעסק!!!!"

סלון הכלות של שולמית הינו סלון יוקרתי ומושקע. כלות רבות מגיעות אליה בחודש, והיא מתפרנסת ממנו בכבוד.

בבוקר עיקר העבודה הייתה טכנית, של תיקונים, תפירה וקניית בדים. בעוד בערב החל מהשעה שבע המה הסלון בכלות. ולמרות שלכל כלה נקבע זמן, לרוב הסלון נסגר לקראת חצות. הכלות הגיעו מאוחר והיה להן את כל הזמן שבעולם למדידות ולתיקונים. שולמית הבינה את הצורך בכך ושמחה לאפשר להם, אך הרגישה שחייה הופכים לפקעת קושי ועייפות.

בערב, שהוא זמן מאתגר בכל בית, הייתה צריכה לחלוש על שני כובעים: כובע המוכרת וכובע האם. שמונת ילדיה לא נתנו לה את השקט הנצרך, ודרשו מעורבות בבית, בעוד העסק דרש את כל כולה.

לאחר בדיקת הנתונים (היחודיים לכל משפחה, בני זוג ובעל העסק)

סוכם:

1. שולמית תגייס עובדת לשלוש פעמים בשבוע. רוב ההתנהלות מול הלקוחות תהיה עצמאית של העובדת. שולמית תהיה נוכחת בסלון בין 9-10 ואז תיתן מענה לדברים מורכבים יותר.
2. פעם אחת בשבוע שולמית תהיה נוכחת בסלון כל הערב, ובבית תשהה בייביסיטר.
3. פעם אחת בשבוע הסלון יהיה סגור בערב.
4. המענה הטלפוני יועבר לחברת כח אדם המקבלת את כל הפניות ומרכזת אותן. מה שיאפשר לשולמית לטפל בהן בבקרים.

ועכשיו נדבר עסקית:

זמן הוא הקונפליקט הקל ביותר לפתרון, ופתרונותיו הפשוטים ביותר.

צעדים לפתירת הקונפליקט:

1. כתיבת שעות העבודה שביכולתכם לעבוד.
2. כתיבת שעות העבודה הנצרך לעסק.
3. כתיבת המטלות שאינכם מצליחים להתפנות עבורן.
4. בדיקת מספר השעות של המטלות הנ"ל ומגבלות על השעות שיש לעשותן.
5. סיכום הנתונים ובדיקה האם ניתן להוציא למיקור חוץ.
6. עשיית טבלת השוואה בין מיקור חוץ לעובד תוך התייחסות למאפיינים אישיים של בעל העסק.
7. החלטה.
8. ניסיון, בדיקה ומשוב.

עובדים ומיקור חוץ וההבדל ביניהם:

עובד-

היתרונות המרכזיים בעובד הם המחיר ומגוון התפקידים שניתן לתת לו.

החסרונות המרכזיים הם מחויבות חוקית וחוסר התמקצעות.

מיקור חוץ-

היתרונות המרכזיים במיקור חוץ הם המקצועיות בתחום התמקצעות וחוסר המחויבות.

והחסרונות המרכזיים הם המחיר היקר ויכולת נתינת עבודה רק בתחום ההתמקצעות.

מתי נשתמש בכל אפשרות?

כאשר השירות הנצרך לעסק הוא תחום אחד בלבד, כדאי לבדוק את האפשרות של מיקור החוץ, לדוג' גרפיקה, שיווק, שירותי מזכירות, מענה טלפוני.

"לא צריך לקנות סירה בשביל לבשל דג פעם בשבוע…"

לעומת זאת, כאשר נדרשים מספר רב של תפקידים, לעיתים קל יותר לאחד אותם למשרה אחת ובכך לספק את כל צרכי העסק.

הכנסת עובד לעסק דורשת התארגנות סביבתית מותאמת: מרחב עבודה המותאם לעובד, כלי עבודה טכניים ונכונות של בעל העסק לכך. במיקור חוץ נחסך העול של קניית ציוד ובניית מרחב עבודה.

בעל העסק אחראי ללמד ולהכין את העובד לתפקידו, דבר המהווה עול על בעל העסק והקדשת זמן רב ללימוד. הקדשת הזמן ללימוד הינה על חשבון בעל העסק.

לעומת זה במיקור חוץ לרוב זהו תחום התמחות שספק המיקור חוץ אחראי ללמד את עובדיו.

עבור הכנסת עובד נדרשת מערכת מסודרת של תלושים ותנאים סוציאליים, בעוד עבור מיקור חוץ, האחריות של חשבונית היא של הספק.

המחויבות החוקית לעובד איננה מאפשרת הפסקת עבודה מידית בכל זמן שהוא, וגם כאשר העבודה נפסקת, לרוב היא כוללת פיצויים במקרה של הפסקת העבודה.

במיקור חוץ ניתן להפסיק את העבודה עם הספק בכל נקודת זמן, או לחילופין ניתן להשתמש בו רק בזמני עומס לסירוגין.

למרות זאת, יש אנשים המתקשים במיוחד לשחרר את האחריות, והם יתקשו מאד ליישם את הפתרונות הנ"ל. חלק מבעלי העסקים הינם בעלי נסיון רב, ומתקשים להעביר את התפקיד לעובד צעיר וחסר נסיון. קושי זה מחייב שינוי מחשבתי. גם אם לבעל העסק יש 100% הצלחה, יש גבול ליכולתו. לעומת כן, שני עובדים שכל אחד מהם מצליח ב- 60%  מתפקידו, יחד זה מהווה 120% .

מלבד זאת עובד צעיר וחסר נסיון זה לא רק חסרון, אלא גם הזדמנות להפיח חיים בעסק. לראות את העסק מעוד נקודת מבט. לבחון את התהליכים בעסק ללא דעות מוקדמות.

ישנם מספר כלי עזר שיסיעו לעסק להפיק את המיטב מהעובד במינימום השקעה של זמן ונזכיר אותם בקצרה:

1. הגדרת תפקיד- כתיבה מדויקת של התפקידים המצופים מן העובד ברמת פירוט מקסימלית.
2. תיעוד תיעוד והעברת החומר לעובד לא רק בצורה פרונטלית מבעל העסק לעובד גם היא תשפר במהירות את  כניסתו לעסק, ויכולתו למלא את תפקידו נאמנה.
3. נהלים- כתיבת נהלים לכל זמן ומצב בעסק. לדוג': נהלי פתיחה, נהלי סגירה, נהלי מכירה וכו'

השקעה בשלושה דברים אלה יעניקו לעסק את האפשרות לגדול בקלות וכל שעה שתושקע בהם תחסוך שעות רבות בהמשך.

להצטרפות לקבוצת הווטסאפ לשיח נשי חרדי 'קול כבודה' לחצי כאן

עוד כתבות שעשויות לעניין אותך:

מרכיבי העסק המשפחתי פותחים עסק או שהוא "נפתח לבד"? מודל TEM איזור הנוחות שלך? ניפוץ מיתוסים לגבי עסקים קטנים השפיות: מלכי אדלר, מירי זורגר, ציפי כהן ואפרת ליבפרויינד משתפות אותנו במסע מרתק